De stichting heeft een bureausecretaris en een bureauondersteuner die informatievragers te woord staan en de eerste gesprekken voeren. Uiteraard zijn ook de eerste contacten en gesprekken strikt vertrouwelijk.

 

De bureausecretaris gaat eerst met beide partijen afzonderlijk na welke vorm van conflictoplossing het meest passend is. Hij vraagt daar in overleg met partijen een mediator bij die naar zijn inschatting past bij het geschil en de partijen. Het secretariaat informeert de partijen concreet over de kosten, regelt de afspraak en zorgt voor beschikbare kantoorruimte. Wordt gekozen voor mediation, dan zoekt de secretaris binnen het team de mediator die het best past en stelt die aan partijen voor. Na de ontmoeting met de mediator stellen partijen vast of het klikt en de mediator aan de slag kan. Hij werkt op basis van een rechtstreekse mediationovereenkomst met de partijen.

 

Tijdens deze eerste bijeenkomst zal de mediator uitleggen wat mediation is en hoe het in zijn werk gaat. Ook zal de mediator stilstaan bij de mediationovereenkomst met de spelregels waaraan beide partijen zich moeten houden.

Zo is in deze overeenkomst opgenomen dat de mediation op basis van vrijwilligheid plaatsvindt en op elk moment door beide partijen beëindigd kan worden. Ook staat er in dat beide partijen (en hun eventuele adviseurs) strikte geheimhouding in acht moeten nemen ten aanzien van alles wat er tijdens de mediation besproken wordt.

Als beide partijen de mediationovereenkomst ondertekend hebben, kan de echte mediation beginnen.

De mediator zal vaak beide partijen om beurten de gelegenheid geven om zijn of haar verhaal te doen. Wat is er precies gebeurd? Wat is de achterliggende oorzaak? Hoe heeft het zover kunnen komen? De mediator zal vragen stellen om meer feiten en omstandigheden op tafel te krijgen. Er wordt gesproken vanuit het verleden (het conflict) naar de toekomst (de oplossing).
Welke mogelijke oplossingen zijn er en welke voorwaarden vinden beide partijen belangrijk? Het komt regelmatig voor dat het gesprek even geschorst wordt zodat beide partijen even alleen met de mediator kunnen overleggen of, als er adviseurs bij de mediation aanwezig zijn, met de eigen adviseur.

Als onderhandelingen uiteindelijk geleid hebben tot een voor beide partijen acceptabele oplossing, is het gebruikelijk dat deze oplossing en de daaraan verbonden voorwaarden in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst wordt vastgelegd. Door de afspraken in een schriftelijk document vast te leggen kan er geen misverstand ontstaan over wat er nu precies overeengekomen is.

Als partijen er uiteindelijk niet met elkaar uitkomen, zal de mediation door de mediator of door een van beide partijen beëindigd worden.

De kosten van mediation